Gestión de Proyectos Multidisciplinarios: 8 pasos para el día 1
Seguro has estado en proyectos donde se excede el presupuesto, las entregas se retrasan o los clientes no quedan satisfechos. Aunque estas situaciones casi siempre surgen al final de los proyectos, la realidad es que pueden evitarse si se hacen las cosas diferente desde un inicio.
En este artículo, te comparto los 8 pasos esenciales que debes implementar desde el primer día para gestionar proyectos multidisciplinarios con éxito, manteniendo claridad, alineación y motivación en tu equipo.
8 pasos esenciales para un inicio de proyecto sólido
1. Identifica a los involucrados clave
El primer paso es saber quiénes estarán involucrados en el proyecto y en qué capacidad. Esto incluye:
Sponsor: Identifica a la persona que actuará como contacto directo del cliente. Este rol es clave porque se encarga de conciliar opiniones y recopilar toda la información necesaria.
Equipos o áreas: Reconoce a los equipos multidisciplinarios que participarán y asegúrate de entender sus funciones y responsabilidades.
Otros involucrados: Considera si hay terceros o stakeholders externos que puedan influir en el proyecto.
2. Identifica sus expectativas
Es importante comprender qué espera cada parte involucrada. Las expectativas pueden variar dependiendo del rol:
Clientes: Generalmente esperan entregables tangibles y de calidad.
Equipos: Pueden priorizar un proceso fluido y evitar conflictos.
Líderes: Buscan cumplir objetivos dentro del presupuesto y el tiempo establecido.
Documentar estas expectativas desde el inicio ayuda a evitar malentendidos más adelante.
3. Concilia los criterios de éxito
Lo ideal es que todos los involucrados lleguen a un acuerdo sobre lo que significa éxito en este proyecto. Esto incluye:
Definir qué resultados son esenciales para considerar el proyecto exitoso.
Asegurarte de que las expectativas de éxito sean alcanzables dentro de las condiciones del proyecto.
Un consenso temprano puede prevenir frustraciones o conflictos más adelante.
4. Define los objetivos del proyecto
Todo proyecto debe tener un objetivo general claro y objetivos específicos que sean:
Medibles.
Alcanzables.
Relevantes para el propósito del proyecto.
Estos objetivos serán la guía para tomar decisiones y evaluar el progreso durante todo el proyecto.
5. Identifica los alcances y entregables
Es fundamental dejar claro:
Qué está incluido: Define los aspectos del proyecto que están contemplados desde el inicio.
Qué está fuera del alcance: Esto ayuda a gestionar las expectativas y evitar que se agreguen tareas o responsabilidades adicionales.
Entregables: Lista los productos o resultados tangibles que se esperan al finalizar el proyecto.
6. Identifica las restricciones
Desde el inicio, debes identificar las limitaciones que podrían afectar el proyecto. Estas incluyen:
Presupuesto: Definir cuánto dinero está disponible.
Plazos: Establecer fechas límite para cada etapa.
Horarios: Considerar la disponibilidad de los equipos y sus horarios de trabajo.
Restricciones operativas: Como falta de acceso a ciertas áreas o recursos limitados.
7. Gestiona y documenta acuerdos de comunicación y trabajo
La comunicación clara es clave para evitar confusiones y mantener el proyecto en curso. Define:
Frecuencia de juntas: Cada cuánto se reunirá el equipo.
Herramientas de comunicación: Plataformas y aplicaciones que usarán para coordinarse.
Formatos de reporte: Cómo se presentarán los avances y quién será responsable de enviarlos.
Documentar estos acuerdos asegura que todos sepan qué esperar y cómo proceder.
8. Documenta todo esto en un Charter
El Charter es el acta de nacimiento del proyecto y debe incluir:
Nombre del proyecto
Involucrados clave, con datos de contacto y roles
Objetivo general y objetivos específicos
Supuestos y restricciones
Alcances y entregables
Este documento es una referencia clave para mantener la claridad durante todo el proyecto.
La junta de kickoff: el evento que formaliza el inicio del proyecto
La junta de kickoff marca el inicio formal del proyecto. Su propósito es:
Validar la información inicial: Confirmar que todos los involucrados están alineados en cuanto a objetivos, alcances y expectativas.
Conciliar expectativas: Resolver cualquier discrepancia entre lo que espera cada parte.
Completar vacíos: Identificar qué información falta, asignar responsables para recopilarla y establecer fechas límite.
Idealmente, esta junta debe ser presencial o, en su defecto, virtual con la participación de todos los involucrados clave. Esto establece el tono para la colaboración durante el proyecto y asegura que todos entiendan su rol desde el día 1.
En conclusión…
Un inicio sólido es la base para que cualquier proyecto sea exitoso. Implementar estos pasos desde el primer día te ayudará a sentar las bases, alinear expectativas y evitar conflictos que afectan tanto los resultados como la dinámica del equipo.
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